Rano idziesz jak burza. Lista zadań znika w oczach, kawa działa, głowa jest pełna pomysłów. A potem przychodzi godzina południe i wszystko siada. Spada koncentracja, tempo, zaangażowanie. Brzmi znajomo? To moment, w którym warto zrozumieć, jak utrzymać produktywność i to nie tylko dzięki kolejnej kawie.
Produktywność to zarządzanie energią
Wbrew pozorom produktywność nie polega na robieniu więcej. Chodzi o to, by uzyskać lepsze efekty z tych samych zasobów, czyli optymalizować, a nie przeładowywać system. W ekonomii produktywność definiuje się jako stosunek ogólnej ilości produkcji do łącznej ilości zasobów, które zostały wykorzystane. To samo działa na poziomie jednostki. Pytanie nie brzmi „czy robię dużo?”, tylko: „czy robię właściwe rzeczy właściwie?”.
Zrozumienie ilości poszczególnych rodzajów zasobów
Każdy z nas operuje w ciągu dnia na różnych zasobach: poznawczych, fizycznych, emocjonalnych. Kluczem do utrzymania tempa nie jest ich maksymalne zużycie, ale świadome zarządzanie. Popołudniowy spadek formy to często efekt tego, że ilości poszczególnych rodzajów zasobów zostały zużyte nierównomiernie np. cała energia poznawcza poszła na poranny projekt, a fizyczna na poranny trening. W konsekwencji zostałeś z niczym na drugą połowę dnia. By zachować efektywność niezbędne jest prawidłowe rozdysponowanie zasobów systemu.
Produktywność cząstkowa vs produktywność całkowita
Zarówno w ekonomii, jak i w praktyce codziennego działania, mówimy o dwóch rodzajach efektywności: produktywność cząstkowa to stosunek ogólnej ilości wytworzonej (np. efektów), do ilości poszczególnych rodzajów zasobów (np. czasu), które zostały wykorzystywane, a produktywność całkowita odnosi się do efektywności względem wszystkich użytych zasobów. Dlatego jeśli chcesz zwiększyć swoją skuteczność po południu, musisz spojrzeć szerzej. Nie tylko na to, ile robisz, ale jakie zasoby zostały wykorzystywane, by to osiągnąć.
Zmiana środowiska = zmiana energii
Nasz mózg jest mocno zależny od przestrzeni. Jeśli cały dzień siedzisz przy tym samym biurku, patrzysz w ten sam ekran i słyszysz te same dźwięki to poziom uwagi będzie malał. Nawet minimalna zmiana, taka jak krótki spacer, inna lokalizacja czy przejście z pisania do rozmowy może odświeżyć układ nerwowy. Produktywność to w dużej mierze efekt sprytnego resetu, a nie ciągłego ciśnięcia.
Dzieci, rodzina, rówieśnicy – czyli jak to co rozprasza Twoją uwagę
Popołudnia są często bardziej wymagające, bo w grę wchodzi życie prywatne. Nie jesteśmy już tylko pracownikami, ale też rodzicami, partnerami, opiekunami. Dzieci wracają ze szkoły, trzeba ogarnąć obowiązki w rodzinie, pojawiają się rozpraszacze ze strony rówieśników. To wpływa na ilość wykorzystywanych zasobów, nie tylko czasowych, ale też emocjonalnych oraz na spadek poziomu koncentracji. Jeśli nie planujesz tego z wyprzedzeniem, Twoja produktywność poleci na łeb na szyję.
Stosunek ogólnej ilości produkcji (efektów) do zużytych zasobów
Popołudniowa produktywność to nie kwestia silnej woli, tylko zarządzania zasobami systemu. Jeśli rano zużyjesz wszystkie zasoby wejściowe czyli np. skupienie, zdolność do logicznego myślenia to nie ma się co dziwić, że po południu jesteś jak rozładowany telefon. Tu działa czysta ekonomia: stosunek ilości wytworzonej do zużytych zasobów wejściowych daje Ci wynik. Im lepiej zarządzasz zasobami w czasie, tym dłużej możesz działać skutecznie.
Vademecum produktywności – trzy rzeczy, które działają zawsze
1) Przerwy – nie heroiczne, tylko strategiczne.
2) Zmiana formy działania – jeśli siedzisz od rana, rusz się. Zmieniaj, ile możesz, wtedy Twój poziom produktywności będzie zrestartowany.
3) Dawkowanie wysiłku – nie planuj najtrudniejszych zadań na najgorsze godziny.
To nie magia, tylko świadoma produktywność.
Zachowaj umiar!
Na koniec musisz pogodzić się z tym, że nie zawsze będziesz działać na 100%. Życie to nie gra komputerowa, w której możesz odnowić w moment zasoby czy zdobyć materiały, które już wykorzystałeś. Ludzie to nie maszyny. Produktywność to nie bycie idealnym, tylko skutecznym. Jeśli podchodzisz świadomie do pojęcia produktywności i jesteś w stanie świadomie zarządzać zasobami będziesz działać mądrzej, a w konsekwencji dłużej.
